کنترل خروجی های نامنطبق در ایزوسافت

روش های مختلفی برای مقابله با خروجی های نامنطبق وجود دارد. سازمان ممکن است از رویکردی استفاده کند که بیش از یکی از روشهای زیر در آن اعمال شود:

الف) اصلاح عدم انطباق با تعمیر یا بازکاری، یا در مورد رستوران، برای مثال ، تعیین اینکه غذای اشتباهی تهیه شده است و تهیه غذای صحیح قبل از تحویل.

ب) تفکیک ، مهار ، بازگشت یا تعلیق ارائه محصولات و خدمات. سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که محصولات و خدمات به روشنی مشخص شده اند تا از ارائه سهوی خروجی نامنطبق به مشتری جلوگیری شود. این کار می تواند شامل انواع برچسب فیزیکی یا مکان دهی باشد.

ج) اطلاع رسانی به مشتری بر اساس شدت خروجی نامنطبق یا الزامات مشتری. اگر خروجی نامنطبق قبلاً تحویل داده شده باشد این امر می تواند به این صورت باشد که مشتری بتواند اقدامی کند یا سازمان را به سمت اقدامات مورد نیاز هدایت کند. نمونه هایی از اقدامات انجام شده با مشتریان عبارتند از:

- فراخوان (به عنوان مثال به دلیل مسائل ایمنی ، مانند ترکیب نادرست یک دارو)

- تعلیق یا بازپس گیری محصولات یا خدمات تحت تأثیر (به عنوان مثال به دلیل برچسب زدن نادرست محصولات غذایی با توجه به ماندگاری یا قیمت گذاری نادرست در فروشگاه یا عدم توانایی ارائه خدمات طبق آنچه که شرح داده شده).

- فرآوری مجدد؛

- از بین بردن یا کاهش عدم انطباق تا یک سطح قابل قبول توافق شده ،

- حذف عدم انطباق از روند به طور کامل.

د) در بعضی مواقع ، اخذ مجوز ارفاقی می تواند الزامی باشد (چنین مجوزی می تواند توسط شخص مجاز در سازمان اعم از مهندس یا سرپرست ، یا توسط مشتری اعطا شود). اگر چنین کنترل هایی امکان پذیر نباشد بسته به ماهیت عدم انطباق ، می توان با مشتری توافق نمود تا اجازه دهد از کالا یا خدمات نامنطبق استفاده کرد (در این شرایط مجوز باید توسط شخص (افراد) مناسب داده شود یا در صورت لزوم توسط مشتری)

هنگامی که خروجی نامنطبق پس از شناسایی اصلاح شد ، باید تصدیق شود. این امر می تواند شامل بازرسی از یک محصول اصلاح شده یا تأیید عملکرد پس از اصلاح در یک فرایند ارائه خدمات باشد.
در مورد فرآیندهای ارائه خدمات که به طور مستقیم با مشتری درگیر هستند ، خروجی نامنطبق ممکن است تنها هنگام ارائه خدمات یا بلافاصله پس از آن شناسایی شود.
هدف انجام اقدامات مناسبی است که هنوز کاربرد دارد ، به عنوان مثال با ارائه خدمات دوباره ، تصحیح نتایج ناخواسته یا پرداخت خسارت به مشتری. یک مثال ممکن است شامل هواپیمایی باشد که در نتیجه تأخیر در پرواز ، مساعدت ، غذا و / یا محل اقامت را تأمین کند ، تا زمانی که پرواز قادر به عزیمت یا تا برای مسافر در پرواز دیگر مجدداً جا رزرو شود.
در صورت نیاز به اقدامات بیشتر (به عنوان مثال برای پاسخ به شکایات و جلوگیری از وقوع مجدد) ، الزامات اقدامات اصلاحی باید اعمال شود (به بخش عدم انطباق و اقدام اصلاحی مراجعه کنید
هدف از ثبت عدم انطباق و اقدامات پیگیرانه این است که سازمان اطلاعات مدونی در رابطه با موارد زیر نگهداری کند:

الف) خروجی های نامنطبق ، در کلیه مراحل تولید و ارائه خدمات.

ب) اقدامات صورت گرفته برای اصلاح عدم انطباق ها.

ج) افرادی که مسئولیت تأیید ترخیص محصولات یا خدمات نامنطبق را دارند.
با حفظ اطلاعات مدون در ایزوسافت می توان اطمینان حاصل نمود که: فرایندها بهبود یافته و بهینه شده اند. دستورالعمل ها ، فرآیندها و رویه های تصحیح شده برای استفاده های بعدی تشریح شده است. اطلاعات به افراد مربوطه هم در سازمان و هم در خارج از سازمان ارسال می شود. این اطلاعات مستند همچنین می تواند به عنوان مبنایی برای تحلیل روند عدم انطباقها مورد استفاده قرار گیرد.
سازمان با استفاده از ایزوسافت اطمینان حاصل میکند که اطلاعات مدون نگهداری می شود شامل جزئیات عدم انطباق ، اقدامات انجام شده برای اصلاح ، کاهش یا اطلاع رسانی آن ، هر گونه اجازه ارفاقی به دست آمده (به عنوان مثال توافق با مشتری مبنی بر این که محصول یا خدمت علی رغم عدم انطباق می تواند استفاده شود).
پایگاه داده همراه با اطلاعات در مورد خروجی های نامنطبق در ایزوسافت نگهداری می شود از جمله بارگذاری فرم های تکمیل شده که همراه با محصول نگهداری می شوند.