سوابق فراهم آوری بیرونی

سوابق فراهم آوری بیرونی

• در این بخش از ایزوسافت، سابقه سفارش و انجام  و نتایج بازرسی هر تآمین یا خرید (محصول/خدمت/فرایند) را ثبت نمایید. 

• فعالیتهای تصدیق خرید  که می توان در نظر گرفت شامل موارد زیر است:

  - اجرای بازرسی ها (به عنوان مثال بازرسی از ملزومات اداری ممکن است صرفاً یک بررسی باشد که همان مقدار سفارش داده شده تحویل داده شده است ، اگریک دفتر تحویل ، توسط یک کارمند امضا شده است ، می تواند شامل تمام اطلاعات مدون مورد نیاز باشد).
  - بررسی گواهینامه های آنالیز؛
  - ممیزی شخص دوم؛
  - آزمایشات (به عنوان مثال یک سازمان ممکن است انتخاب کند که نمونه قطعه را بازرسی کند یا نوعی آزمایش را انجام دهد تا مطابقت با الزامات را تأیید کند ؛ در غیر این صورت ، ممکن است بررسی گواهینامه های آنالیز یا نتایج تست ارائه شده توسط ارائه دهنده خارجی نیز به همان اندازه مؤثر و کارآمد باشد).
  - ارزیابی داده های آماری؛
  - ارزیابی شاخص های عملکرد.

• سازمان باید اطمینان حاصل کند که الزامات محصول/خدمت/فرایند کامل و شفاف باشد. هر دو طرف باید با آنچه لازم است موافقت کنند. ضروری است که کلیه جزئیات مربوطه در زمان سفارش به وضوح بیان شود. این موارد می تواند به عنوان مثال نقشه ها ، فهرست یا شماره مدل ها ، زمان پاسخگویی و تاریخ و مکان تحویل مورد نیاز باشد.

• اطلاعاتی که باید به ارائه دهنده خارجی ارسال شود (به عنوان مثال سفارش خرید کتبی) باید قبل از از اطلاع رسانی بررسی شود. در یک سازمان کوچک ، احتمالاً شخصی خواهد بود که خرید را انجام دهد و کنترل کفایت را انجام دهد.

• اطلاعات خرید باید جزئیات مربوط به هر روش ، فرآیند و تجهیزات مورد استفاده را ارائه دهد ، به عنوان مثال برخی از تکنیک های جوشکاری ، استفاده از تجهیزات خاص کالیبره شده یا لباس کارمندان. سایر عواملی که باید به روشنی بیان شوند می توانند به عنوان مثال بسته بندی ، برچسب زدن ، گواهی های آنالیز یا نتایج آزمایش مربوط شوند. در حالی که توصیف کامل آنچه لازم است ضروری است ، اما جزئیات غیر ضروری می تواند به سوء تفاهم و ارائه نادرست منجر شود.

• این اطلاعات باید شرایط مورد نیاز صلاحیت لازم را برای افراد ارائه دهنده خارجی ، مانند یک جوشکار مجاز یا یک وکیل واجد شرایط ، مشخص کند.

• الزامات مربوط به چگونگی ارتباط با ارائه دهنده خارجی با سازمان باید درج شود ، مانند مجموعه جلسات برنامه ریزی شده برای بررسی پیشرفت ، یا مشخص کردن اینکه چه کسی در سازمان نقطه اصلی تماس آنها خواهد بود.

• عملکرد ارائه دهندگان خارجی نیاز به نظارت دارد. نوع و تواتر پایش که سازمان از آن استفاده می کند باید در اطلاعات گنجانده شود. این می تواند سطح عملکردی را که ارائه دهنده خارجی باید برآورده نماید مشخص کند ، یا اطلاعاتی در مورد چگونگی ارتباط نتایج ارزیابی عملکرد سازمان ارائه دهد.

• در بعضی مواقع ، سازمان یا مشتری آن می توانند تأیید یا اعتبارسنجی را در محل ارائه دهنده خارجی انجام دهند. این می تواند به دلیل اندازه محصول ، ماهیت خدمات یا به دلیل محدودیت زمانی برای تحویل باشد.

  مثال: یک دکوراتور داخلی می تواند برای مشاهده پارچه های پرده ای که سفارش داده شده است ، بازدید کند و یا اینکه کارمندان می توانند در هنگام آموزش در یک مرکز آموزشی ، تحت نظارت قرار بگیرند.
  در این موارد ، سازمان باید اطلاعاتی در مورد اینگونه تمهیدات ، مانند زمان تأیید و اعتبار سنجی و سایر مقررات (مانند فضای اداری ، پشتیبانی اداری یا امکانات تست) لازم از ارائه دهنده خارجی را فراهم سازد.