برنامه کنترل فراهم کنندگان بیرونی

سازمان برای ارزیابی ، انتخاب ، نظارت بر عملکرد و ارزیابی مجدد ارائه دهندگان خارجی نیاز به تعیین و استفاده از معیارها دارد.
اجرای چنین فرآیندی یک سازمان را قادر می سازد تا درک روشنی از ظرفیت های فعلی ارائه دهندگان خارجی داشته باشد ، شکاف های لازم را تعیین کند و راه حل هایی را برای حل این مسائل تعیین کند.
در شرایطی که یک شرکت مادر یا مشتری استفاده از یک ارائه دهنده خارجی خاص را موظف می کند ، این می تواند بعنوان یک معیار تعیین شده باشد. با این حال ، نظارت بر عملکرد برای این نوع ارائه دهندگان خارجی هنوز مورد نیاز است.
هدف از این برنامه ، ایجاد کنترل برای ارائه دهندگان خارجی است ، تا سازمان اطمینان داشته باشد که محصولات و خدماتی که ارائه می شود ، الزامات را برآورده می کند.
نوع و میزان کنترل براساس تأثیر بالقوه فرآیند ، محصول یا خدمات خارجی ارائه شده بر توانایی سازمان برای ارائه مداوم محصولات و خدمات منطبق است.
مثال در یک چاپخانه ، کیفیت کاغذ می تواند بسیار مهم باشد. با این وجود ، آژانس مسافرتی ممکن است از لوازم التحریر تجاری معمولی و بدون نیاز به کنترل های خرید مربوط به کیفیت استفاده کند. چاپخانه باید عملکرد ارائه دهندگان کاغذ خود را بسیار دقیق نظارت کند تا از کیفیت محصولات چاپی خود در حد مورد انتظار باقی بماند.
سازمان باید تعیین کند که چه کنترلهایی روی یک ارائه کننده خارجی باید اجرا شود. هدف از این کنترل ها حصول اطمینان از این است که ارائه محصول یا خدمات مطابق ترتیب های برنامه ریزی شده انجام شود و محصول یا خدمات مطابق با الزامات باشد.
سازمان باید اطمینان حاصل کند که فرآیندهای ارائه شده توسط ارائه دهنده خارجی که تحت کنترل سیستم مدیریت کیفیت سازمان است ، الزامات قابل کاربرد سیستم مدیریت را برآورده می کند.
نمونه هایی از کنترل ها شامل موارد زیر هستند:
الف) صلاحیت افرادی که تماس برقرار می کنند و راه‌اندازی سیستم اطلاعات و ارتباطات در ابتدای شیفت ، برای یک مرکز تماس برون سپاری شده.
ب) بازرسی ورودی که توسط یک بازرس واجد شرایط انجام شده باشد ، یا آزمایشی که بر روی یک نمونه در آزمایشگاه سازمان انجام شده است ، برای یک محصول ارائه شده.
ج) یک چک لیست که در هنگام تأیید اینکه تمام فعالیت های برنامه ریزی شده برای سرویس تمیز کردن حمام در هتل یا یک دفتر انجام شده است ، استفاده می شود.