برنامه ممیزی داخلی

هدف از این بخش در ایزوسافت ، اطمینان سازمان از ایجاد برنامه (های) ممیزی است. در بعضی موارد ، در جایی که سازمان دارای چندین سایت باشد ، سازمان می تواند برای هر مکان خاص برنامه ممیزی تنظیم کند.
برنامه ممیزی ترتیباتی را برای مجموعه ای از یک یا چند ممیزی که برای یک بازه زمانی مشخص برنامه ریزی شده اند ، ایجاد می کند و باید به سمت اطمینان از عملکرد و اثربخشی سیستم مدیریت هدایت شود.
برنامه ممیزی باید نشان دهد که سازمان با چه تواتری ممیزی ها را انجام می دهد (به عنوان مثال ماهانه ، سه ماهه ، سالانه یا طبق برنامه ای که در طی یک سال برای حوزه ها یا فرایندهای مختلف متفاوت است).
هنگام تعیین تواتر، سازمان باید از تفکر مبتنی بر ریسک استفاده کند و این که فرایند چند وقت یکبار اجرا می شود ، فرایند چقدر بالغ یا پیچیده است ، هرگونه تغییر در فرایند و اهداف برنامه ممیزی را در نظر بگیرد. به عنوان مثال ، فرایندهای بالغ تر احتمالاً به ممیزی داخلی کمتری احتیاج دارند. فرآیندهای پیچیده تر می توانند به ممیزی داخلی با تواتر کمتر احتیاج داشته باشند.
لیستی از ورودی هایی که باید هنگام برنامه ریزی ممیزی در نظر بگیرید ، عبارتند از:
الف) اهمیت فرایندها.
ب) اولویت های مدیریتی؛
ج) عملکرد فرایندها؛
د) تغییرات مؤثر بر سازمان؛
ه) نتایج حاصل از ممیزی های قبلی (به عنوان مثال تاریخچه مشکلات)؛
ج) روند شکایات مشتری؛
ز) موارد قانونی و نظارتی.
برنامه (های) ممیزی داخلی سازمان همچنین باید روش هایی را که باید برای ممیزی ها استفاده شود ، تعریف کند.
این روشها می تواند شامل مصاحبه ، مشاهدات ، نمونه گیری و بررسی اطلاعات باشد.
به عنوان بهترین روش، سازمان باید به جای بندهای مشخص ایزو، با توجه به الزامات سیستم مدیریت خود ، بر اساس پروژه یا فرآیند ، ممیزی ها را برنامه ریزی و انجام دهد.
هنگام تخصیص اشخاص برای انجام ممیزی ، سازمان باید از عینیت و بی طرفی بودن روند ممیزی اطمینان حاصل کند.
در برخی موارد ، به طور خاص در سازمان های کوچکتر یا حوزه هایی از سازمان که دانش شغلی خاصی برای آن لازم است ، ممکن است ضروری باشد فردی کار خود را ممیزی کند. در این شرایط ، ممکن است ممیز داخلی با یک زوج کار کند یا نتایج را توسط یک زوج یا مدیر بررسی کند تا اطمینان حاصل شود که نتایج بی طرفانه هستند. این سازمان همچنین می تواند منابع از یک ارائه دهنده خارجی مانند دانشگاه ، ممیز خارجی یا سازمان دیگری را در نظر بگیرد.
مثال: یک لوله کش و برقکار می توانند ممیزی های دیگری را انجام دهند و یا به شخص دیگری کمک کنند ، یا یک شرکت نظافت ممکن است از کارمندان اداری خود بخواهد که روند تمیز کردن را ممیزی کنند زیرا مستقیماً در آن کار خاص شرکت نمی کنند.
به عنوان بخشی از فعالیت برنامه ریزی ، سازمان باید معیارها و دامنه ممیزی داخلی را تعیین کند.
معیارهای ممیزی را می توان با استانداردها یا الزامات خاص تعریف کرد و دامنه ممیزی می تواند شامل بخشهای خاص ، خطوط تولید ، فرایندها یا امکانات باشد. در صورت اجرای یک سیستم مدیریتی با بیش از یک استاندارد سیستم مدیریتی با الزامات مشابه ، این امر می تواند برای کاهش اتلاف وقت سازمان مفید باشد که ممیزی های ترکیبی انجام دهد (به عنوان مثال برای یک سیستم مدیریت یکپارچه یا ترکیبی). این اطلاعات به طور معمول در یک برنامه ممیزی ارائه می شود (یعنی برنامه تفصیلی انجام یک ممیزی خاص).